Politique de confidentialité

Cette Politique de Confidentialité a vocation à informer le Client sur la manière dont le Fournisseur collecte et traite les Données à Caractère Personnel du Client (ci-après “Données Personnelles” ou “Données”). La présente Politique de Confidentialité définit le périmètre d’utilisation et les mesures mises en place pour protéger les Données Utilisateurs.

La Politique de Confidentialité concerne toutes les Données Personnelles du Client collectées par le Fournisseur. Ces Données correspondent à toute information relative à une personne physique identifiée ou pouvant être identifiée.

DÉFINITIONS

Au titre de la présente Politique de Confidentialité, les termes visés ci-après commençant  par une majuscule auront le sens défini au présent article “Définitions”.

“Abonnement” : s’entend, pour une durée d’un an à compter de  la Commande ou de son renouvellement, comme l’ensemble des licences souscrites par le Client, dans le cadre duquel celui-ci paye une somme récurrente au Fournisseur en échange du droit d’accès et d’utilisation de la Solution dans les termes et conditions visés dans la Commande et dans les Conditions Générales.

“Administrateur” : s’entend comme la (ou les) personne(s) désignée(s) par le Client pour exploiter les fonctionnalités de la Solution conformément aux besoins du Client dont l’adresse e-mail et l'identité est renseigné au moment de l’ouverture du Compte pour le compte du Client.

“Client” : désigne la personne physique ou morale qui souscrit à l’abonnement pour les besoins de son activité professionnelle. Un Client au sens large peut avoir aussi bien le rôle d’Administrateur qu’être Utilisateur de la Solution. En souscrivant à l’Abonnement, le Client est réputé avoir lu et accepté les présentes Conditions Générales .

“Compte” : interface unique permettant à l’Administrateur d’automatiser la gestion des signatures courriels.

“Contenu” : s’entend au sens large comme les éléments graphiques relevant de la propriété intellectuelle du Client, mais également toutes mentions inscrites par l’Administrateur dans la Solution.

“Fournisseur” : Signitic

“Partie” : désigne individuellement le Fournisseur ou le Client.

“Parties”: désigne collectivement le Fournisseur et le Client.

“Utilisateurs” : s’entend comme les collaborateurs et / ou toute personne agissant au nom et pour le compte du Client, bénéficiant de la Solution paramétrée par l’Administrateur.

Le Client peut naviguer sur le site internet de Signitic sans avoir à décliner une quelconque identité ou fournir une quelconque information.  Lorsqu’il communique des informations personnelles notamment lors l’ouverture d’un Compte, ces données sont collectées par Signitic de la manière suivante et peuvent dès lors faire l’objet d’une utilisation par Signitic conformément à ce qui est prévu également ci-après.

PROVENANCE DES DONNÉES PERSONNELLES DU CLIENT

Les Données Personnelles  collectées par le Fournisseur proviennent des sources suivantes :

  • Formulaire d’inscription complété depuis le Compte
  • Chargement des Utilisateurs par l’Administrateur sur le Compte
  • Chat de messagerie avec Signitic accessible à toute personne qui navigue sur le Site.

Afin de respecter les engagements définis dans les Conditions Générales d’Utilisation du Site et les Conditions Générales ou suite à des obligations légales, le Fournisseur peut être contraint de collecter les Données du Client. Si le Client ne souhaite pas communiquer certaines données au Fournisseur, le Client est conscient que cela peut compromettre l’accomplissement des obligations du Fournisseur ainsi que l’utilisation de la Solution.

En effet le Fournisseur n'est pas en mesure d'assurer ses obligations si aucune donnée personnelle n'est fournie par le Client. La personnalisation étant l’élément central de la Solution dans la mesure où celle-ci utilise et stocke les Données du Client afin de générer de manière automatisée une signature e-mail harmonisée pour les différents Utilisateurs.

DONNÉES PERSONNELLES COLLECTÉES

Le Fournisseur peut collecter, utiliser, stocker et transférer différents types de Données Personnelles concernant le Client. Elles sont regroupées de la façon suivante :

  • Lors de l’inscription : adresse e-mail, prénom, nom,
  • Lors d’ajout d’Utilisateurs sur le Compte : prénom, nom, e-mail, fonction, mobile, téléphone, poste, département, des Utilisateurs auxquels les signatures e-mail seront appliquées.
  • Données d’identité :, prénom, nom, nom d’Utilisateur, e-mail, titre, téléphone, département.
  • Données de contact : nom de l’entreprise, raison sociale, adresse de facturation, adresse de livraison, adresse e-mail et numéros de téléphone.
  • Données financières : détails du compte bancaire et de prélèvement (le Fournisseur utilise ces données uniquement à des fins de traitement des paiements).
  • Données transactionnelles : détails sur les paiements vers et depuis le compte Client
  • Données techniques : données de trafic, type et version du navigateur, paramètres et emplacement du fuseau horaire, système d’exploitation et plateforme, et autres informations concernant la façon dont le Client accède au site web.
  • Données du profil : identifiant et mot de passe, achats ou commandes effectués (intérêts et préférences du Client, retours du Client et réponses aux questionnaires).
  • Données d’utilisation : informations sur la façon dont le Client utilise le site web
  • Données marketing et communication : les préférences marketing et communication du Client.

Le Fournisseur ne détient aucune information sur les origines, les croyances religieuses ou philosophiques, l’orientation sexuelle, les opinions politiques, les affiliations syndicales ou la santé des Utilisateurs.

Avant chargement des Données Utilisateurs sur le Compte, l’Administrateur doit impérativement avoir obtenu l’accord des personnes concernées pour utiliser leurs Données. Le Fournisseur ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable en cas de plainte provenant d’un Utilisateur à ce sujet.

AUTRES INFORMATIONS COLLECTÉES

Afin d’améliorer le site Web et la Solution, le Fournisseur analyse le trafic généré par www.signitic.fr, www.signitic.com et https://signitic.app grâce à Google Analytics. Le Fournisseur ne commercialise pas les Données Personnelles du Client. Celles-ci sont utilisées exclusivement à des fins d’optimisation du site Web et de la Solution.

UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES POUR LE COMPTE DU CLIENT

Le Fournisseur utilise pour le compte du Client les Données Personnelles de l’Administrateur et des Utilisateurs afin de :

  • Respecter les engagements définis dans les Conditions Générales, notamment mettre en service et assurer le bon fonctionnement de la Solution;
  • Gérer les demandes et traiter les éventuelles questions;
  • Respecter les obligations légales en cas de sollicitation par les services de police ou tout autre autorité judiciaire ou publique, dans le cadre d’une procédure judiciaire ou administrative valide.

En ce qui le concerne, le Client s’engage dans le cas visé à la présente clause à strictement respecter ses obligations au titre de la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Dans ce cadre, le Fournisseur agit en qualité de sous-traitant du Client au sens de la Réglementation RGPD applicable.  

Le Fournisseur n’utilise, dans le cadre de l’utilisation de la Solution, par le Client pour son propre compte aucune autre Donnée Personnelle dans quelque autre finalité que celle définie ci-dessus.

En application des articles 28.2, 28.3 d) et 28.4 du règlement RGPD, le Client autorise pour le fonctionnement de la Solution à ce que le Fournisseur et les Sous-Traitants fassent appel auxquels le Fournisseur transmettra des Données Personnelles.

UTILISATION DES DONNÉES PERSONNELLES PAR SIGNITIC POUR SON PROPRE COMPTE

Le Fournisseur utilise pour son propre compte les Données Personnelles du Client afin d’ :

  • Informer le Client de nouvelles offres;
  • Informer le Client de nouvelles fonctionnalités ;
  • Contacter le Client dans le cadre de sondages ;
  • Contacter le Client dans le cadre d’enquêtes de satisfaction;
  • Personnaliser les campagnes marketing du Fournisseur pour transmettre au Client un contenu adapté à ses besoins ;
  • Informer le Client d’offres pouvant le concerner.

DROITS DE L’ADMINISTRATEUR ET DES UTILISATEURS CONCERNANT LES DONNÉES PERSONNELLES UTILISÉES PAR SIGNITIC POUR SON COMPTE

Le Client dispose d’un certain nombre de droits concernant ses Données Personnelles, dont :

  • L'accès, la modification et la suppression de ces Données;
  • La limitation ou l’opposition de/à l’utilisation de ses Données Personnelles;
  • La portabilité des données : récupération de ses Données ou d’une partie de vos données dans un format électronique utilisable et transmissible à un tiers.

L’Administrateur de la Solution, peut contacter le Fournisseur afin de se renseigner et/ou exercer ses droits en nous écrivant à l’adresse hello@signitic.app. L’Administrateur peut par exemple informer le Fournisseur de sa volonté de modifier ou supprimer le Compte. Quelle que soit sa demande, le Fournisseur prendra contact avec l’Administrateur afin de lui répondre le plus justement possible.

L’Utilisateur, doit s’adresser à l’Administrateur pour toute demande relative à ses Données Personnelles ou uniquement en cas de défaillance de l’Administrateur, contactez directement le Fournisseur à hello@signitic.app.

PARTAGE DE DONNÉES

Les Données Personnelles de l’Administrateur ou du Client  peuvent être partagées avec des tiers dans les cas suivants :

  • Lorsque le Fournisseur travaille avec des partenaires ayant notamment pour finalité de :
  1. Gérer le paiement sécurisé;
  2. Assurer le bon fonctionnement et la mise à jour  de la Solution;
  3. Optimiser la Solution;
  4. Communiquer les données du Client :
  • Sur sollicitation des services de police ou toute autre autorité judiciaire ou publique, dans le cadre d’une procédure judiciaire valide;
  • Lorsque cela est nécessaire pour protéger les droits du Client ou ceux d’un tiers ou afin de répondre aux obligations légales;
  • Si un tiers rachète la Solution auprès de Signitic, auquel cas le Fournisseur veillera au bon transfert des Données et obligations en matière de protection des Données. Dans une telle situation le Fournisseur fera ses meilleurs efforts pour informer le Client dans les délais impartis à la réglementation.

SÉCURITÉ DES DONNÉES ET STOCKAGE

La Solution est hébergée en France. Les Données Personnelles du Client sont également stockées sur un serveur français (Amazon Web Services) soumis au Règlement RGPD. Vous pouvez avoir accès à leur politique de données personnelles ici : https://aws.amazon.com/fr/privacy/

Si le Client remplit le formulaire d’inscription, les Données Personnelles renseignées sont envoyées et stockées sur le service d’hébergement AWS et le fournisseur de messagerie Google.

Le traitement, la sécurisation et la suppression des Données communiquées par le Client à son service de messagerie ne relèvent en aucune façon de la responsabilité du Fournisseur. Le Fournisseur invite le Client à consulter la politique de confidentialité de son fournisseur de messagerie (Office 365 / G Suite).

Les Données du Client seront automatiquement supprimées de l’hébergeur AWS dans un délai d’un

(1) mois à compter du terme de l’Abonnement ou de la  demande du Client augmentée de la durée de la prescription légale.

Par exception, les Données Financières seront conservées pour une durée maximale de 10 ans augmentée de la durée de la prescription légale, conformément aux dispositions comptables applicables.

Le Fournisseur réalise ses meilleurs efforts afin que les Données du Client soient stockées de manière sécurisée, dans le respect de leur intégrité et de leur confidentialité. Le Fournisseur surveille ses systèmes afin de détecter toute faille et garantir la sécurité des Données du Client. Le Fournisseur ne peut garantir que les Données ne seront pas consultables, altérées ou partagées en cas de violation des protections mises en place par le Fournisseur.

Le Fournisseur conserve les Données Personnelles durant la période nécessaire à l’exécution des obligations ainsi que durant les différents échanges Client - Fournisseur.

Les Données Personnelles sont supprimées si elles ne sont plus nécessaires aux points mentionnés ci-dessus.

COOKIES

Le Fournisseur utilise des « cookies » (petits fichiers placés sur votre disque dur) sur certaines des pages de son Site pour mieux analyser le flux généré par le Site et les pages du Site, personnaliser ses services et leur contenu, mesurer l’efficacité promotionnelle, et promouvoir la confiance et la sécurité.

Voici quelques éléments à savoir sur les cookies :

  • Le Fournisseur propose des fonctionnalités qui ne sont disponibles que grâce aux cookies.
  • Le Fournisseur utilise des cookies pour identifier le Client et lui permettre de rester connecté.
  • La plupart des cookies sont des « cookies de session », ce qui signifie qu'ils sont automatiquement supprimés du disque dur du Client à la fin d'une session.
  • Le Client a toujours la possibilité de refuser les cookies si son navigateur le permet, mais dans ce cas, certaines des Pages du Fournisseur et services risquent de ne plus être accessibles au Client.

CONTACT

Le Data Protection Office (DPO) du Fournisseur, basé à Lyon , est responsable des Données Personnelles rassemblées et traitées. Pour toutes questions concernant la façon dont les Données Personnelles ont été ou sont utilisées, merci de contacter dpo@signitic.app selon les modalités définies ci-dessus.

Le Fournisseur s’engage à échanger avec le Client pour gérer au mieux ses demandes et éviter tout litige lié à l’utilisation des données personnelles du Client. Si le Client estime que le Fournisseur n’a pas répondu correctement à vos besoins, le Client est en droit de contacter la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

CHANGEMENT DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

La Politique de Confidentialité peut évoluer à tout moment. Si des changements impactent fondamentalement la manière dont le Fournisseur collecte et/ou utilise les Données, le Fournisseur avertira le Client afin qu’il en ait connaissance et qu’il puisse exercer ses droits le cas échéant.

[07/10/2021]

version 2.0